Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Anthony Baer
Bolongarostraße 101H
65929 Frankfurt am Main
Deutschland

Telefon: +49 160 8599799
E-Mail: kontakt@baer-software.com

2. Zweck von MailSaver

MailSaver dient dazu, Outlook-Nachrichten aus einem verbundenen Microsoft-Konto abzurufen und als EML-Dateien in den OneDrive-Speicher des jeweiligen Nutzers hochzuladen. Zusätzlich verarbeitet MailSaver Daten zur Anmeldung, zur Anzeige des Backup-Status, zur Durchführung manueller Backups, zur Planung kostenpflichtiger automatischer Backups, zur Abrechnung kostenpflichtiger Funktionen und zur internen Betriebsüberwachung.

3. Microsoft-Anmeldung und Graph API

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft OAuth. MailSaver verarbeitet dabei insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Microsoft-Zugriffstokens, Refresh-Tokens und Token-Ablaufzeiten. Die Tokens werden verschlüsselt gespeichert und verwendet, um Outlook-Nachrichten abzurufen, Ordner zu lesen und Dateien in OneDrive abzulegen. Du kannst die Microsoft-Verbindung in der App trennen.

4. Outlook- und OneDrive-Daten

Für ein Backup lädt MailSaver Nachrichten aus ausgewählten Outlook-Ordnern über Microsoft Graph herunter und lädt sie direkt in den OneDrive-Ordner von MailSaver hoch. E-Mail-Inhalte und Anhänge werden dabei technisch verarbeitet. Sie werden nicht dauerhaft als Kopie in der MailSaver-Datenbank gespeichert. Während der Verarbeitung können temporäre Dateien entstehen, die nach dem Upload gelöscht werden.

5. In MailSaver gespeicherte Nutzungsdaten

MailSaver speichert Benutzerkonto-Daten, Registrierungszeitpunkt, Backup-Konfigurationen, ausgewählte Ordner, Zielordner, Backup-Status, Fortschritt, Fehlermeldungen, Zeitpunkte von Sicherungsläufen, Anzahl verarbeiteter und fehlgeschlagener Nachrichten sowie Tarifinformationen. Diese Daten sind erforderlich, damit Backups gestartet, geplant, überwacht, abgerechnet und nachvollzogen werden können. E-Mail-Inhalte werden dabei nicht als dauerhafte Kopie in der MailSaver-Datenbank abgelegt.

6. Administrationsbereich und Support

Für den Betrieb nutzt MailSaver einen zugangsbeschränkten Administrationsbereich sowie das intern betriebene Portfolio-Dashboard unter dashboard.baer-software.com. Zugriff erhalten nur ausdrücklich berechtigte Administratoren. Bei einem Dashboard-Aufruf werden bis zu 100 aktuelle Nutzer mit Name, E-Mail-Adresse, Tarifstatus, Abonnementstatus und letzter Aktivität verschlüsselt übertragen und dort nicht zwischengespeichert. Zusätzlich werden Backup-Fehler, Fehlermeldungen und aggregierte Kennzahlen angezeigt. Diese Verarbeitung dient der Fehleranalyse, Support-Bearbeitung, Abonnementübersicht, Missbrauchsprävention und Sicherstellung des technischen Betriebs.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Wenn du kostenpflichtige Funktionen buchst, verarbeitet Stripe die Zahlungsdaten. MailSaver speichert keine vollständigen Kreditkarten- oder Zahlungsdaten. Gespeichert werden können Stripe-Kundenreferenzen, Checkout- oder Abo-Status, Tarif, Zahlungsstatus und Zeitpunkte, soweit sie für die Freischaltung und Verwaltung des Tarifs erforderlich sind.

8. Server-Logs, Sicherheit und Betrieb

Beim Besuch der Website und bei Nutzung der App können technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browserinformationen, Statuscodes und Fehlermeldungen in Server- und Anwendungslogs verarbeitet werden. Diese Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

9. Datenschutzfreundliche Reichweitenmessung

MailSaver erfasst Seitenaufrufe in einer selbst betriebenen Statistik unter dashboard.baer-software.com. Verarbeitet werden der Pfad der aufgerufenen Seite ohne URL-Parameter, der Zeitpunkt, die Domain einer externen Verweisquelle und eine nicht rückrechenbare, pseudonyme Besucherkennung. IP-Adressen, vollständige Verweis-URLs, Cookies und browserübergreifende Kennungen werden dabei nicht gespeichert. Die Kennung wird getrennt für MailSaver gebildet und nicht mit anderen Angeboten zusammengeführt. Eine aktivierte „Do Not Track“-Einstellung wird berücksichtigt. Zweck ist die Reichweitenmessung und technische Verbesserung des Angebots auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Statistikdaten werden nach spätestens 13 Monaten gelöscht.

10. Cookies und Sessions

MailSaver verwendet technisch notwendige Cookies und Session-Daten, um Anmeldung, CSRF-Schutz, Sicherheit und App-Funktionen bereitzustellen. Marketing- oder Tracking-Cookies werden nach aktuellem Stand nicht eingesetzt.

11. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit anwendbar, zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie auf Grundlage berechtigter Interessen am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Anwendung. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung.

12. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister weitergegeben werden, soweit dies für Betrieb, Hosting, Microsoft-Integration, OneDrive-Upload, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung oder Fehleranalyse erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Hosting-Anbieter, Microsoft und Stripe. Mit Dienstleistern werden, soweit erforderlich, geeignete Datenschutzvereinbarungen geschlossen.

13. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Beim Löschen des MailSaver-Kontos werden gespeicherte Tokens, Backup-Konfigurationen und Backup-Statusdaten entfernt, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Abrechnungs- und Buchungsdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden. Backups in deinem OneDrive bleiben in deinem Microsoft-Konto und müssen dort von dir verwaltet werden.

14. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.