E-Mail-Archivierung für KMU

Outlook-E-Mails in Microsoft 365 aufbewahren, ohne ein neues Archivsystem einzuführen.

Kleine Unternehmen kommunizieren über E-Mail, schließen Geschäfte per Outlook ab und bezahlen Microsoft 365 oft bereits. MailSaver nutzt genau diese vorhandene Umgebung: Outlook-Nachrichten werden als EML-Dateien exportiert und automatisch in OneDrive abgelegt.

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Geschäftliche E-Mails sind oft Geschäftsunterlagen

In Outlook liegen Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen, Lieferabsprachen und andere geschäftsrelevante Informationen. Wenn solche Nachrichten Handels- oder steuerliche Bedeutung haben, müssen sie geordnet und über die vorgeschriebenen Fristen verfügbar bleiben.

Originalnähe zählt

Die GoBD weisen darauf hin, dass elektronische Unterlagen im empfangenen Format relevant sein können und eine Umwandlung die maschinelle Auswertbarkeit nicht einschränken darf. Bei einer Speicherung von E-Mails als PDF können beispielsweise Header-Informationen verloren gehen. MailSaver exportiert deshalb E-Mails als EML-Dateien.

Microsoft 365 ist für viele KMU bereits vorhanden

Ein separates Archivsystem ist für kleine Unternehmen oft zu teuer oder zu aufwendig. Wenn Outlook und OneDrive ohnehin im Einsatz sind, kann ein automatisierter Export in einen OneDrive-Archivordner ein pragmatischer erster Schritt sein.

Was MailSaver konkret macht

Der Fokus liegt auf regelmäßiger Sicherung, nachvollziehbaren Dateien und einem Arbeitsablauf, den kleine Unternehmen verstehen und betreiben können.

Outlook verbinden

Anmeldung über Microsoft OAuth und Zugriff über Microsoft Graph.

Automatisch exportieren

Nachrichten werden in geplanten Intervallen als EML-Dateien verarbeitet.

In OneDrive ablegen

Das Archiv landet direkt im OneDrive des verbundenen Kontos.

Geeignet, wenn ...

  • dein Unternehmen Outlook und OneDrive bereits nutzt,
  • du geschäftliche E-Mails regelmäßig aus Postfächern sichern willst,
  • du ein einfaches Archiv in deinem Microsoft-Konto bevorzugst,
  • du keine komplexe Enterprise-Archivplattform betreiben möchtest.

Wichtig zu wissen

  • MailSaver garantiert keine vollständige GoBD- oder Revisionssicherheit.
  • Aufbewahrungs- und Löschkonzepte müssen organisatorisch geregelt werden.
  • OneDrive-Rechte, Backup-Ordner und Verantwortlichkeiten müssen intern sauber verwaltet werden.
  • Bitte lasse die konkrete Archivierungsstrategie steuerlich oder rechtlich prüfen.

Quellen und weiterführende Informationen

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